normatividad de archivo de la upme

REGLAMENTO INTERNO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE LA UPME

El sistema DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL (S.A.D), permite el registro de la correspondencia recibida a demás controla las comunicaciones que no han sido respondidas. 

Periódicamente se genera un informe de correspondencia oficial que recibe cada dependencia y el estado general de la misma.  El funcionario encargado de la correspondencia llevara un control de, “Recordatorio de correspondencia”, con la finalidad de alertar las dependencias.  Cada dependencia debe diligenciar esta planilla y devolverla al funcionario de correspondencia a fin de corregir el sistema las que hayan tenido respuesta.

PROHIBICIONES Y SANCIONES

1.       El ingreso de personas no autorizadas al centro de radicación y a los depósitos de archivo.

2.       Producir documentos en formatos o estilos distintos a los normalizados por la subdirección de la información de UPME.

3.       Hacer anotaciones, sub rayar y/o hacer modificaciones, sobre documentos de archivo, independientemente de la fase en que se encuentra.

4.       Realizar actividades que pongan en peligro la integridad física de loas documentos, tales como fumar, o consumir  bebidas o comida durante la consulta.

5.       Tomar fotografías, fotocopias o realizar otro procedimiento reprográfico sin debida autorización.

6.       Utilizar información consultada con fines lucrativos, lesivos o diferentes a los institucionales.

7.       Perforar o sujetar los documentos con grapadora o clip metálicos.

8.       Efectuar sin la autorización y asesoría del grupo de administración documental, reparaciones o trabajos de restauración, sobre documentos deteriorados por alguna cosa.

SANCIONES

El funcionario que subraye, tache, haga marcas, altere, mutile, deteriore, o sustraiga indebidamente documentos contenidos en los expedientes, a su cargo, deberá responder disciplinariamente de acuerdo a lo preceptuado por el numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el numeral 48 del artículo 43 de la ley 734 del 2202.

El usuario externo será denunciado ante la autoridad competente para que se investigue y se aplique las sanciones para que haya lugar.

FORMATOS

Se tiene como formato que debe ser utilizado para la prestación de servicio de archivo, los contenidos en los anexos de la presente resolución.

PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

La primera fuente de la consulta de documento de archivo central para las dependencias será la relación respectiva del grupo de administración documental.

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia por parte de los funcionarios de la UPME-, se realizara previo diligenciamiento del formato de préstamo de documentos GAUPME 01, donde se consignara el numero de carpeta, caja, cantidad de folios, nombre de expedientes, funcionario que lo entrega, usuario solicitante, fecha de entrega y devolución y firma, de todas maneras el plazo máximo es de 30 días hábiles.  Este préstamo debe hacerse con el visto bueno del coordinador de grupo de administración de documento.